Diez permisos y licencias necesarios para abrir una cafetería

¿No puedes sacarte a Java de la cabeza? No te culpamos. El café es uno de los grandes regalos de la vida, y rendimos homenaje a los dueños de cafeterías por su incansable labor en pro de brindarnos nuestra taza diaria de energía. 

Si estás pensando en abrir una cafetería, probablemente te imaginas un lugar acogedor donde las amistades se reúnan para disfrutar de un cafecito, con una cafetera expreso de última generación y una hermosa vitrina repleta de deliciosos productos panificados. 

Sin embargo, cuando pones manos a la obra, caes en la cuenta de que abrir y administrar exitosamente una cafetería implica un montón de otros aspectos. Entre ellos, un plan de marketing increíble, un plan de negocios y un sitio web fabuloso.

Pero hay un obstáculo importante que querrás superar antes de empezar a elaborar un menú y promocionar tu espacio en las redes sociales: las licencias y los permisos de cafetería. 

Cada licencia y permiso es único y tiene su propio proceso de solicitud. Además, obtener cada uno supone tiempos diferentes. Por ello, es aconsejable reservar tiempo suficiente para obtener las licencias y los permisos correspondientes. Aunque es mucha información, no tienes de qué preocuparte. Creamos esta guía para cubrir todas las licencias y permisos de cafetería que necesitarás.

¿Qué necesitas para abrir una cafetería?

1. Licencia comercial

Como todos los demás negocios, las cafeterías necesitan una licencia comercial para operar en los Estados Unidos. La ciudad o el condado en el que vivas determinarán cómo solicitar una licencia comercial y qué requisitos debes reunir para cumplir con las ordenanzas municipales de zonificación. 

Cómo obtener una licencia comercial

Consulta en la oficina de zonificación municipal de tu ciudad o condado para obtener la solicitud de licencia comercial. Si buscas en Google “el nombre de tu estado + solicitud de licencia comercial”, deberías poder encontrarla junto con cualquier otro requisito. 

¿Cuánto cuesta una licencia comercial?

Al igual que muchas de las licencias y permisos que se detallan en esta guía, podrás ver que los montos varían según tu ubicación. Las licencias comerciales consisten en un cargo fijo que va desde USD 50 hasta miles de dólares. 

2. Licencia DBA 

Si planeas que tu cafetería funcione con un nombre diferente de su nombre legal, es posible que necesites una licencia DBA (de “doing business as”, que significa "operar bajo el nombre comercial"). 

Cómo obtener una licencia DBA 

Si ya tienes elegido el nombre comercial de tu cafetería, lo más probable es que debas registrarlo en la secretaría del condado. Allí pueden ayudarte a localizar y completar la documentación necesaria y presentarla correctamente. Dependiendo de tu estado, es posible que también tengas que registrar tu nombre comercial a nivel estatal. 

¿Cuánto cuesta una licencia DBA?

Los montos de la licencia DBA pueden variar de USD 10 a USD 100 o más, dependiendo de tu ubicación y la estructura de tu negocio.

3. Licencia de servicios alimentarios minoristas

Como cafetería, venderás café y productos alimenticios directamente al comprador final, que, en este caso, es el consumidor. Esto significa que probablemente necesitarás una licencia de servicios alimentarios minoristas, en lugar de una de servicios alimentarios mayoristas. 

Cómo obtener una licencia de servicios alimentarios minoristas

Por lo general, quien regula la emisión de licencias de servicios alimentarios minoristas es el departamento de salud de tu estado u otro organismo local de salud pública. En Illinois, cualquier negocio que desee operar un establecimiento de venta minorista de alimentos, incluida una cafetería, debe obtener una licencia tanto del condado como de la ciudad. El tipo de licencia que necesites también dependerá de si piensas abrir una cafetería con mesas en la vereda o en la calle o una cafetería móvil. 

¿Cuánto cuesta una licencia de servicios alimentarios minoristas? 

Estas licencias cuestan entre USD 100 y cientos de dólares. 

4. Licencia de reventa para el impuesto sobre las ventas 

Si tu cafetería está en un estado que cobra un impuesto sobre las ventas al consumidor final, es posible que necesites una licencia de reventa para el impuesto sobre las ventas. 

Cómo obtener una licencia de reventa para el impuesto sobre las ventas

Ponte en contacto con el Departamento de Hacienda de tu estado para obtener información específica. En Massachusetts, los propietarios de cafeterías pueden obtener un certificado de reventa del impuesto sobre las ventas presentando el Formulario ST-4.

¿Cuánto cuesta una licencia de reventa para el impuesto sobre las ventas?

Buenas noticias: muchos estados no cobran nada por las licencias de reventa. Sin embargo, debes mantenerla al día presentando las declaraciones fiscales necesarias cada año y remitiendo el impuesto sobre las ventas al estado. De no hacerlo, el estado podría revocar la licencia.

5. Permiso de señalización 

Una vez que determines la ubicación, necesitarás un cartel que indique a las personas el camino a seguir, es decir, la entrada de tu cafetería. Sin embargo, antes de empezar a llenar el vecindario de carteles luminosos para marcarles el rumbo, necesitas obtener un permiso de señalización aprobado por el gobierno municipal de tu ciudad. Cada ciudad tiene sus propios requisitos para regular el tamaño, la ubicación, la iluminación y la visibilidad de los carteles. 

Cómo obtener un permiso de señalización

Consulta el sitio web del gobierno municipal de tu ciudad para obtener información sobre los permisos y las normativas de señalización. Las ciudades más grandes y con más negocios suelen tener más restricciones y requisitos para los permisos de señalización. En Minneapolis, la ciudad solo emite permisos de señalización a contratistas de señalización con licencia expedida por la propia ciudad. 

¿Cuánto cuesta un permiso de señalización? 

El costo de los permisos de señalización varía según el tamaño del cartel y tu ubicación. Lo habitual es que debas pagar al menos USD 50.

6. Seguro para cafeterías

Técnicamente, un seguro no es un permiso ni una licencia. Sin embargo, es fundamental que tu cafetería disponga de las protecciones adecuadas en caso de daños a la propiedad o lesiones a un empleado o cliente. De hecho, la legislación estatal suele requerir que los propietarios de cafeterías tengan varios tipos de seguro. 

Te recomendamos que revises las siguientes políticas para tu cafetería:

1. Seguro de responsabilidad civil general: La responsabilidad civil general es imprescindible para cualquier negocio, pero especialmente para las cafeterías que tienen contacto diario con personas. La responsabilidad civil general te cubre como propietario si tú, tus empleados, tu café u otros productos alimenticios causan daños accidentalmente a una persona. 

2. Seguro de propiedad para negocios: Mantén cubiertos el interior y el exterior de tu cafetería en caso de daños accidentales.  

3. Compensación laboral: Si piensas tener empleados que te ayuden a gestionar tu cafetería, es muy probable que la legislación estatal requiera un seguro de compensación para trabajadores de tu parte, a fin de mantener a tus empleados protegidos.  

4. Cobertura comercial de autos: ¿Piensas llevar tu cafetería a un formato móvil? ¿O tendrás un vehículo de la empresa para transportar suministros cuando sea necesario? Si se da alguna de estas situaciones, necesitarás una póliza de auto comercial que cubra el vehículo de tu empresa en caso de un accidente automovilístico.

7. Permiso para manipulación de alimentos 

Para que tus empleados puedan servir comida a clientes que pagan, necesitarán tener un permiso para manipulación de alimentos. Este permiso demuestra que cuentan con las cualificaciones y la formación necesarias para servir comida al público de manera segura. 

Cómo obtener un permiso para manipulación de alimentos

Normalmente, el Departamento de Salud de tu estado o la Oficina de Seguridad Sanitaria de tu condado son quienes expiden los permisos para manipulación de alimentos. Por lo general, quienes deseen obtener este permiso deberán completar un curso de seguridad alimentaria. 

¿Cuánto cuesta un permiso para manipulación de alimentos?

Un permiso para manipulación de alimentos puede costar alrededor de USD 100 o más. Consulta los requisitos a nivel local para conocer el costo exacto. 

8. Permiso sanitario del edificio

Un momento... ¿No solo tus empleados necesitan un permiso sanitario, sino también el edificio? ¡Sí, así es! Los restaurantes generalmente deben someterse a una inspección para demostrarle al público y al estado que están en condiciones sanitarias y son aptos para servir alimentos a los clientes. Las ciudades y los condados tienen diferentes requisitos para los permisos sanitarios de los edificios.

Cómo obtener un permiso sanitario del edificio

Busca en Google “Tu estado + Permiso sanitario del edificio” para averiguar qué exige tu estado para obtener y mantener un permiso sanitario del edificio. 

¿Cuánto cuesta un permiso de salud del edificio?

Los costos de los permisos sanitario de los edificios varían según la ubicación. Sin embargo, pueden costar entre USD 50 y USD 1000, así que asegúrate de comprobar los requisitos para saber cuál será el costo desde el principio.

9. Licencia de bebidas alcohólicas

¿Bebidas alcohólicas? ¿En una cafetería? ¡Nos gusta! Aunque la mayoría de las cafeterías se limitan a servir lattes y cafés fríos, algunas amplían su oferta e incluyen bebidas alcohólicas. Echa un vistazo a Rosella Coffee & Wine Bar para obtener consejos sobre cómo perfeccionar el concepto de cafetería de día, vinoteca de noche.

Cómo obtener una licencia para expendio de bebidas alcohólicas

Debido a las consecuencias que pueden acompañar la venta de alcohol, las licencias para expendio de bebidas alcohólicas suelen ser las que tienen los requisitos más estrictos de todos los permisos y licencias para cafeterías que necesitarás. Los requisitos para obtener una licencia para expendio de bebidas alcohólicas dependerán de las leyes regulatorias de tu estado. Un buen punto de partida es contactarte con la Junta de Control de Bebidas Alcohólicas (ACB) de tu estado. 

¿Cuánto cuesta una licencia para expendio de bebidas alcohólicas?   

Prevé invertir al menos unos cientos de dólares en la licencia para expendio de bebidas alcohólicas de tu cafetería.

10. Licencia para espectáculos en vivo 

Las cafeterías que buscan animar su ambiente a menudo ofrecen espectáculos en vivo determinados días de la semana. Ya sea que planees presentar a un guitarrista solista, una competencia de poesía escénica o un artista de la palabra hablada, primero necesitarás una licencia para espectáculos en vivo.

Cómo obtener una licencia para espectáculos en vivo

Consulta a la comisión de entretenimiento de tu ciudad para conocer las regulaciones sobre espectáculos en vivo. En San Diego, los establecimientos físicos, incluidas las cafeterías, necesitan un permiso limitado para espectáculos en vivo. 

¿Cuánto cuesta una licencia para espectáculos en vivo? 

Las licencias para espectáculos en vivo varían según la ciudad y el estado. Sin embargo, también pueden variar según el tamaño de tu cafetería, si las presentaciones son en interiores o exteriores, y si el entretenimiento se prolonga hasta entrada la noche.

Leyes que rigen las licencias y permisos para cafeterías en los Estados Unidos

Como puedes ver en los permisos y licencias de esta guía, hay muchos obstáculos que sortear para abrir una cafetería. Sin embargo, todos ellas ayudan a mantenerte a ti, a tus clientes y a tus empleados seguros y a que tu negocio cumpla con las leyes estatales. 

Afortunadamente, hay muy pocas normativas federales, si es que las hay, de las que tengas que preocuparte, ya que las cafeterías no están reguladas por ningún organismo federal (más allá del IRS en materia de impuestos). Según la Agencia Federal de Pequeños Negocios (Small Business Administration, SBA), “los estados tienden a regular un abanico de actividades más amplio que el gobierno federal”. Es fundamental que estés al tanto de las licencias y permisos necesarios a nivel de la ciudad, el condado y el estado para mantener tu cafetería en regla. 

Alegar desconocimiento no es un argumento válido al incumplir las leyes y reglamentos locales. Revisa detenidamente las páginas web del gobierno municipal de tu ciudad para asegurarte de cuáles permisos y licencias necesitas y cómo solicitarlos. 

Una cosa más. Asegúrate de que todas las pólizas de seguro, permisos y licencias estén al día; de lo contrario, podrías recibir cuantiosas multas o hasta perder el derecho a mantener tu licencia. Siempre es más fácil renovar algo que tener que empezar el proceso de solicitud de cero.

Próximos pasos para abrir tu cafetería 

Si tienes el deseo, el anhelo y la determinación, lo único que necesitas es seguir el plan. Piensa en los momentos memorables que tus clientes pasarán en tu cafetería: solo tienes que seguir las reglas adecuadas, obtener los permisos y licencias que necesitas, ¡y estarás listo para abrir tus puertas! 

No cabe duda de que el costo de las licencias y los permisos es suficiente para afectar el presupuesto de tu cafetería. Sin embargo, si estás al tanto de todos los costos que supone abrir un café desde el principio, podrás planificar en consecuencia para que los números cuadren. 

¿Listo para poner manos a la obra? 

Descarga una plantilla gratuita para tu plan de negocio para cafetería hoy mismo. Con un plan de negocios sólido, los permisos y licencias necesarios, y la cantidad adecuada de cafeína, estarás listo para aprovechar el día y poner en marcha la cafetería de tus sueños. Asegúrate también de descargar tu copia gratuita de la Lista de verificación para abrir un restaurante, que te ayudará a preparar tu nuevo negocio para el éxito.

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