Cómo leer un estado de pérdidas y ganancias

Gestionar los estados de pérdidas y ganancias de un restaurante es una tarea crucial. El estado de pérdidas y ganancias de un restaurante es el informe, el resultado final, donde todo el trabajo, la estrategia, el amor y el cuidado se reducen a una cifra positiva o negativa.

Se requiere un esfuerzo minucioso para garantizar que un estado de pérdidas y ganancias refleje con exactitud el panorama del trabajo contable de un restaurante. Puede ser difícil llevar un seguimiento de los flujos de efectivo, supervisar los ingresos netos y monitorear los costos en constante fluctuación, una tarea especialmente ardua dada la inflación continua de los alimentos.

Los restaurantes que quieren tomar el control de su estado de resultados y sus gastos operativos tienen que comenzar con meticulosos informes de ventas y un riguroso control de los costos.

Sigue leyendo para conocer la importancia de tu estado de pérdidas y ganancias como informe financiero de tu restaurante, analizar cómo mide tu salud financiera y entender cómo calcular de manera sistemática los estados de pérdidas y ganancias de tu restaurante.

¿Qué el estado de resultados de un restaurante?

El estado de resultados de un restaurante, también llamado estado de pérdidas y ganancias, es un documento financiero que detalla los ingresos y gastos totales de un restaurante durante un período de tiempo, normalmente un mes o un año. El estado de resultados de un restaurante te permite entender cuántos ingresos se están generando, cómo se están obteniendo ganancias y de qué partes del negocio provienen.

El estado de resultados de un restaurante tiene dos objetivos fundamentales para los operadores de restaurantes:

1. Comprender las ganancias o pérdidas netas

2. Identificar las áreas que favorecen o perjudican el negocio

Cómo crear el estado de pérdidas y ganancias de un restaurante

1. Elige un período de tiempo

El primer paso para crear el estado de pérdidas y ganancias de un restaurante es seleccionar el período. Puedes crear estados de pérdidas y ganancias semanales, mensuales, trimestrales o anuales. Lo ideal es generar estos estados con regularidad para tener siempre una idea clara de cómo los diversos aspectos de tu negocio están afectando los costos y las ventas. 

En tu extracto, introduce el nombre de tu restaurante y el período de tiempo seleccionado para tus datos.

2. Registra las ventas correspondientes al período seleccionado

La primera sección que debes completar en un estado de resultados es la sección de ventas.

La sección de ventas te muestra cuánto dinero ingresó a tu restaurante durante el período elegido. En una plantilla de estado de resultados ya rellena, verás secciones para las ventas de comida, vino, cerveza, licor y refrescos.

Puedes optar por llevar un seguimiento más específico de las ventas segmentando tus ventas de alimentos en categorías o grupos de menús más puntuales. También puedes simplificar tu estado de pérdidas y ganancias dividiendo las ventas en solo alimentos, bebidas alcohólicas y bebidas sin alcohol.

Si tienes un sistema de POS para restaurantes, como Toast, que ofrece seguimiento e informes de ventas, puedes acceder fácilmente a información detallada sobre las ventas en el período de tiempo seleccionado.

3. Ingresa el costo de los productos vendidos

El costo de los productos vendidos es simplemente otra forma de referirse al costo del inventario utilizado para elaborar las comidas y bebidas que se vendieron durante el período de tiempo seleccionado.

El cálculo de costos de recetas es una medida avanzada que puedes usar para calcular el costo de los productos vendidos en tu restaurante; también es fundamental para calcular los costos de los platos y medir la rentabilidad de cada artículo del menú. 

Por ejemplo, si vendes 10 platos de pollo y la elaboración de cada uno cuesta USD 5, según tus costos por plato, el costo de los productos vendidos es de USD 50 (10 x USD 5).

4. Mano de obra

La mano de obra incluye a todos los empleados asalariados y por horas, así como los impuestos sobre la nómina y las prestaciones de los empleados. 

Debes calcular la cantidad que gastaste en gastos relacionados con la mano de obra durante el período que seleccionaste e ingresarla individualmente en la plantilla del estado de resultados.

5. Costos operativos

Los costos operativos de un restaurante son los gastos controlables que conlleva el funcionamiento diario del establecimiento. Esto podría incluir cosas como suministros, reparaciones y mejoras, marketing y publicidad, y música y entretenimiento.

6. Costos de ocupación

Los gastos de ocupación son los gastos generales fijos relacionados con aspectos como el alquiler, los bienes raíces y el seguro de la propiedad. Estos gastos son, en su mayoría, fijos porque no puedes modificarlos ni cambiarlos; sin embargo, puedes refinanciar una hipoteca o intentar negociar o extender el plazo de tu contrato de alquiler.

7. Depreciación

La depreciación se refiere a la disminución del valor de un activo (en este caso, el establecimiento físico y el equipamiento del restaurante) con el tiempo. Aunque la depreciación es inevitable, igualmente hay que tenerla en cuenta para calcular con precisión tus ganancias o pérdidas netas.

Cómo analizar el estado de pérdidas y ganancias de un restaurante

A partir de los datos que proporciones, la plantilla calculará datos clave y puntos financieros sobre tu empresa.

Porcentaje de las ventas

Si aprovechas la plantilla gratuita de estado de resultados para restaurantes, verás que se utiliza el porcentaje de las ventas totales para cubrir los costos de mano de obra, ocupación, alimentos y bebidas, y los gastos operativos. Los porcentajes que figuran aquí son una indicación importante del desempeño de tu negocio.

Los costos de mano de obra y alimentos, también conocidos como los costos directos de tu restaurante, deberían representar el mayor porcentaje de las ventas totales (alrededor del 30 % cada uno).

Punto clave: Cada restaurante es diferente, pero si notas que se destina una cantidad inusualmente alta a la mano de obra, los alimentos y las bebidas, puede que sea momento de reevaluar el personal y los elementos del menú con bajo margen.

Ganancias brutas y margen de ganancias brutas

Las ganancias brutas se calculan restando el costo total de los productos vendidos a las ventas totales.

En una plantilla interactiva de pérdidas y ganancias, las ganancias brutas se calculan automáticamente una vez que introduces los valores correspondientes a las ventas y el costo de los productos vendidos en la plantilla de estado de resultados. Junto a la cantidad en dólares de las ganancias brutas, deberías ver un porcentaje, el cual representa el margen de ganancias brutas de tu restaurante.

El margen de ganancias brutas se calcula dividiendo las ganancias brutas por las ventas totales. Pon especial atención a esta métrica a lo largo del tiempo y compárala con tus datos históricos para entender cómo los costos de los alimentos y bebidas están afectando los márgenes.

Punto clave: Haz un seguimiento de esta métrica a lo largo del tiempo y usa los datos para tomar decisiones sobre el precio de los artículos del menú y el tamaño de las porciones.

Pérdidas y ganancias netas

La última métrica de la plantilla de estado de resultados es la que probablemente más te interese: el resultado final. Las pérdidas y ganancias netas son un indicador clave de cómo le fue a tu negocio durante un período específico. Este número será positivo o negativo dependiendo del desempeño del negocio.

Si esta métrica es positiva: ¡felicidades, tu restaurante es rentable!

Si el número es negativo, significa que los costos de tu restaurante son mayores que tus ventas totales de alimentos y bebidas. Si se extiende en el tiempo, podría ser un problema.

Punto clave: Mantente atento a las pérdidas y ganancias netas y cotéjalas con tus propios datos históricos para ver cómo se compara el resultado final de tu restaurante con el de la semana, el mes o el año anteriores.

Capitaliza la coherencia de los estados de pérdidas y ganancias y otros informes útiles del restaurante.

Dominar los informes de pérdidas y ganancias de tu restaurante es solo el comienzo de tu viaje; te esperan muchas más ideas detalladas que te serán de gran utilidad.

Los datos son esenciales para que puedas realizar un seguimiento sistemático de tu estado de pérdidas y ganancias y profundizar en informes más específicos. Una base de datos sólida requiere tener sistemas adecuados que recolecten, almacenen y analicen los datos de manera automática para luego volcarlos en informes que te permitan evaluar el desempeño. 

El más importante de estos sistemas fundamentales es un punto de venta diseñado para restaurantes. Esta es tu puerta de entrada para las ventas, en términos de monto en dólares, cantidad de pedidos y tamaños de pedidos, entre otros parámetros. 

Después de eso, hay una división entre:

• Herramientas de gestión de empleados diseñadas para administrar y monitorear la nómina de tu restaurante

• Una plataforma de gestión de costos, particularmente una basada en automatización de facturas que digitaliza datos críticos de las facturas por partida.

Toast cumple con todos estos requisitos. Nos encantaría mostrarte de qué manera. Contáctanos hoy mismo.

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