Cómo redactar un plan de negocio para una cafetería

Guía para redactar un plan de negocio para una cafetería

Las grandes cafeterías son una combinación de un café particularmente bueno, un espacio acogedor para quedarse, y deliciosos antojos para disfrutar mientras se pasa el rato. A medio camino entre un puesto de café, una tienda de sándwiches y un bistró, las cafeterías ocupan un lugar único y vital en la economía de los restaurantes. Pero lo que distingue a una cafetería es el espacio que ofrece a las personas para reunirse, compartir comida, trabajar o simplemente estar en público.

La cafetería es un modelo de negocio de menor riesgo que requiere menores costos de inicio y costos generales que los restaurantes más grandes, pero hacerse un lugar en el mercado y trazar un camino hacia el éxito son consideraciones importantes al abrir un nuevo negocio de café. Es probable que haya otra cafetería cerca, ¿cómo te asegurarás de que la tuya se destaque?

Por qué necesitas un plan de negocio para tu cafetería

Para el éxito de tu negocio, será necesario encontrar un espacio abierto en el mercado para una cafetería y diferenciarte de la competencia local.

Elaborar un plan de negocio te permite comenzar a tomar decisiones concretas sobre tu cafetería, el espacio que crearás, los tipos de comida y bebida que ofrecerás, y el tipo de experiencia para los clientes que imaginas crear.

Crear un espacio donde las personas se reúnan para encontrarse, hacer negocios, leer, estudiar y comer requiere tomar decisiones detalladas y matizadas sobre los intrincados y superpuestos detalles de tu modelo de negocio. Puedes comenzar a trazar esos detalles con este plan de negocio. Abrir una cafetería conlleva mucho trabajo y hay docenas de tareas que tachar de una lista, por lo que los planes de negocio te ayudan a mantenerte ordenado. También son muy útiles cuando estás buscando financiación para tu nuevo negocio: los planes de negocio te ayudan a demostrar que estás pensando en construir una cafetería sostenible que estará abierta (¡y será exitosa!) durante años.

Cómo redactar un plan de negocio para una cafetería (descripción, ejemplos, propuestas)

Al enfrentarse a la posibilidad infinita que ofrece una página en blanco, empezar un proyecto de redacción suele ser la parte más difícil. Por lo tanto, no comiences con una página en blanco. Usa esta plantilla de plan de negocio para cafeterías totalmente personalizable a fin de empezar a imaginar tu próxima cafetería, y sigue leyendo para saber qué añadir en cada sección.

Recursos relacionados para restaurantes

• Resumen ejecutivo del plan de negocio para cafeterías

• Plan financiero para cafeterías

• Plan de operaciones para cafeterías

• Análisis del mercado del sector cafetero

• Equipo de gestión de cafeterías

Elementos de un plan de negocio para cafeterías

Resumen ejecutivo

La primera sección de tu plan de negocio es tu principal oportunidad para captar la atención de posibles inversores y socios. Ten en cuenta a tu audiencia mientras ofreces un resumen conciso de tu visión y motivaciones para abrir una cafetería.

Describe los elementos clave de tu plan de negocio, como la misión y los valores fundamentales de la empresa, una descripción general del presupuesto y una visión coherente de tu marca con un detalle vívido que proporcione información y entusiasme a las personas potencialmente interesadas en asociarse con la oportunidad de invertir.

Imagina el espacio que vas a crear, quién usará ese espacio y cómo se convertirá y se mantendrá como un modelo de negocio exitoso. Responde a preguntas como qué tipo de experiencia vas a ofrecer y por qué las personas querrán regresar.

Descripción general de la empresa

Esta sección es un resumen completo de tu plan de negocio y se centra en los detalles que el resumen ejecutivo reemplaza con tácticas persuasivas. La descripción general de la empresa es más práctica que llamativa. Funciona como un glosario y una guía para el resto del plan de negocio de tu cafetería.

Empieza definiendo tu cafetería. ¿Se enfoca en cafés expresos? ¿Es una casa de té, una acogedora parada para sándwiches de desayuno y café filtrado, o una cafetería de paso para llevar? También incluye información sobre la estructura de propiedad, las proyecciones financieras, el análisis de mercado, la estrategia publicitaria y los roles que necesitarás cubrir con talentos.

La descripción general de la empresa también te da la oportunidad de presentar la marca, los gráficos, cualquier obra benéfica en la que se involucre tu empresa y todas las visiones más conceptuales de tu marca. Entre el resumen ejecutivo y la descripción general de la empresa, tu audiencia debe conocer tu plan de negocio y saber dónde buscar en el documento información sobre los elementos clave.

Equipo y gestión

Debes definir las necesidades de personal de tu cafetería detalladamente en esta sección. Primero, define tu rol en el café. ¿Eres del equipo de investigación y desarrollo, el gerente general, un propietario que se ocupa de los horarios, o alguna combinación de esos roles?

Usa esta sección para planificar la estructura de personas de tu modelo de negocio. Dale a los inversionistas una visión clara de quién va a gestionar tu café, crear los horarios, preparar las bebidas y la comida, desarrollar recetas, hacer marketing y publicidad, y detalla cómo trabajarán juntos para crear la experiencia del cliente en tu café.

Crea un cronograma para la contratación y capacitación del nuevo personal y lo que esperas de cada rol. Las necesidades de personal son un factor importante al planificar el presupuesto y las proyecciones financieras de tu cafetería, por lo que es crucial que seas detallista en esta sección para informar estimaciones financieras precisas.

Menú de muestra

Los menús de cafetería son mejores cuando son algo predecibles y divertidos, y el menú de muestra es el corazón de un buen plan de negocio. Comunica los tipos de alimentos y bebidas que planeas servir, el equipo necesario para ello y las cadenas de suministro que usarás para mantenerlos abastecidos en tus tiendas.

Si en tu menú figuran bebidas a base de expreso, proporciona información en esta sección o en otro lugar sobre el tipo de cafetera para expreso que vas a comprar. Esto puede ser una inversión importante según la calidad. Toma las mismas decisiones sobre parrillas, licuadoras, hornos y el resto del equipo de cocina que necesitarás para tu cafetería. 

Esos factores influirán en tu presupuesto, así que es importante delinear esas decisiones aquí. Diseña menús de muestra que dejen a los inversionistas sentir tu pasión por la comida, las bebidas y la experiencia que planeas crear para los clientes.

Análisis de mercado

El análisis de mercado ofrece una visión detallada de la ubicación de tu cafetería, las personas a las que esa ubicación te da acceso, cómo ampliarás tu alcance con pedidos o envíos en línea, y la competencia que encontrarás en esa zona. Usa esta sección para convencer a tus posibles inversores de que has trazado un camino hacia el éxito para tu cafetería antes de gastar nada de tu inversión (o de la de ellos). 

Esta sección podría incluir información sobre tus motivaciones para abrir una cafetería y por qué crees que es el momento adecuado para que tú, específicamente, te introduzcas en este mercado. Es una gran oportunidad para calmar la ansiedad de los inversores potenciales sobre asociarse con tu cafetería. 

Marketing y publicidad

Una vez que hayas identificado el tipo de cliente al que planeas servir, haz un plan para captar y mantener su atención. Una gran inauguración podría no ser la opción adecuada para una cafetería, así que podrías considerar una apertura suave para generar un poco de mística y publicidad de boca en boca para tu marca.

Una sólida estrategia de marketing y publicidad permite a tus inversores saber que no solo tienes conocimientos empresariales, sino que también puedes convencer a las personas a fin de que compren lo que ofreces, lo que contribuirá a impresionarlos para que inviertan o se asocien en tu cafetería. Muchas cafeterías apuestan por el marketing digital, se mantienen activas en las redes sociales y se aseguran de tener una presencia sólida en Internet con un excelente sitio web.

Gráficos de marca

Como hay tanta competencia en el mercado del café, una marca clara y cohesionada es crucial para atraer a tus clientes. Luego, tu café y un servicio confiables y de calidad crearán clientes habituales una vez que se acerquen.

Crear gráficos para tu nuevo café que capturen la filosofía de tu marca y la comuniquen a los clientes de manera memorable es una de las partes más divertidas de planificar un nuevo negocio. Trabaja con un diseñador o utiliza el software que tienes a tu disposición para crear tipografía y logotipos que funcionen de forma coherente con la visión de tu marca.

Los gráficos estarán presentes en tu cafetería, en los envases, en tus sitios web, y se quedarán grabados en la mente de tus clientes para que reconozcan tu marca. Planifica cuidadosamente cómo quieres que sea la marca de tu cafetería, porque cambiarla puede ser arriesgado y costoso.

Emissary, una cafetería en Washington DC, utiliza un estilo minimalista y un logotipo tipográfico sencillo para destacar su compromiso con un menú fresco y bebidas a base de expreso de calidad. Piensa cómo podrías plasmar el estilo y la misión de tu cafetería con gráficos como los de Emissary.

Operaciones comerciales

La sección de operaciones comerciales es donde planificas cómo funcionará tu empresa, desde el nivel micro de cada transacción con el cliente hasta el nivel macro de los estados de pérdidas y ganancias trimestrales y anuales. Si los menús de muestra son el corazón del plan de negocio, la sección de operaciones comerciales es el cerebro. Es responsable de almacenar, ordenar y aplicar la información del resto del plan.

Haz un mapa de la red de operaciones que mantienen tu empresa funcionando sin problemas. Incluye información sobre recetas de temporada, bebidas especiales o promociones anuales que compensen las pérdidas en las épocas más lentas del año. En la sección de operaciones comerciales, también puedes ubicar los detalles de los programas de lealtad y cómo todas las operaciones trabajan en conjunto para crear una experiencia de cliente que favorezca el regreso a tu negocio.

Pronósticos de ventas y gastos operativos

Usa esta sección para combinar cuidadosamente los detalles de todo el plan de negocios de tu café y hacer un presupuesto de tus gastos operativos. Esto incluye los costos de funcionamiento de tu café, como la capacitación, los equipos, el mantenimiento, la mano de obra, los suministros, el alquiler, los pagos de préstamos, etc. 

Los planes de negocios comúnmente incluyen un “análisis del punto de equilibrio”, que compara las ventas necesarias para alcanzar el umbral de rentabilidad con los gastos mensuales. Los inversionistas estarán interesados en el potencial de ganancias y pérdidas para evaluar el riesgo de contribuir a tu negocio, pero un estado de resultados de un negocio que aún no abrió sus puertas requiere algunas proyecciones bien fundamentadas.

Un análisis del flujo de caja muestra a los inversionistas que la empresa puede mantenerse sin inversiones adicionales detallando el gasto previsto en mano de obra, suministros y operaciones. Asegúrate de considerar cómo los costos únicos de tu cafetería, como los suministros de limpieza o los costos de mano de obra estacional, se equilibran al final de cada trimestre.

Operaciones financieras y préstamos

Los costos iniciales de un café dependerán de varios factores, como la calidad de los equipos, el café, los tés y los alimentos que planees servir. Utiliza esta sección de tu plan de negocios para prepararte para comprar equipos, pagar la contratación y capacitación del personal, adquirir licencias, alquilar o arrendar un local y promocionar la inauguración de tu café.

Considera todas tus opciones de financiamiento al planear abrir un café, incluidas líneas de crédito, préstamos de la Administración de Pequeñas Empresas (SBA), anticipos de efectivo para comerciantes, crowdfunding, préstamos hipotecarios comerciales, financiamiento de equipos, financiamiento de órdenes de compra y préstamos bancarios o alternativos.

Cómo presentar el plan de negocio de un café

Hay algunas formas de prepararte para comunicarte con los inversionistas sobre tu plan de negocio y despertar su interés. Puede ser útil preparar una presentación completa para compartir en reuniones formales con inversionistas y, luego, resumir los puntos principales en una breve presentación de unos minutos para cuando intentes conseguir esa reunión. Una buena versión aún más concisa de no más de 30 segundos para compartir al paso puede ayudarte a atraer a muchos potenciales inversionistas en una amplia variedad de situaciones: desde fiestas hasta eventos de networking. Asegúrate de incluir algo emocionante o crea una oportunidad para preguntas para mantener a las personas involucradas.

Es bueno anticiparse a posibles preguntas y preparar respuestas para las preguntas que encuentres por primera vez. En situaciones de networking, sé honesto y genuino, incluso si no tienes una respuesta preparada para cada pregunta que te hagan; simplemente hazles saber a tus oyentes que les darás una respuesta más adelante y, luego, haz un seguimiento lo antes posible. 

Envía tu plan de negocio a inversores y bancos de todas partes; pon tu concepto y plan en las manos y mentes de la mayor cantidad de personas posible. No puedes escuchar un «no» (¡o un «sí»!) a menos que preguntes.

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