Cómo capacitar a tu equipo con una lista de verificación de trabajos del lado del servidor

¿Quién quiere trabajar en un restaurante con cubiertos sucios o sin vasos disponibles? ¿Quién puede recibir propinas cuando un comedor está cubierto de polvo de hace años? ¿Quién quiere terminar su comida con un portacuentas repleto de huellas dactilares de clientes anteriores?

Nadie, según Rose Bernhard, mesera de Peter Havens, un restaurante de Brattleboro, Vermont. "El trabajo adicional es la columna vertebral de cualquier restaurante", explica. “Es lo que mantiene todo unido”.

Pero, ¿qué son exactamente las tareas secundarias? Las tareas secundarias de los meseros consisten en actividades rutinarias que se asignan a cada miembro del equipo de atención al público para que las completen antes de que finalice su turno programado. Las tareas secundarias hacen que los meseros se concentren en detalles como reponer suministros, limpiar los menús o rellenar saleros, de modo que puedas ofrecer una mejor experiencia gastronómica a cada persona que visite tu establecimiento. 

Tu lista de verificación de tareas secundarias actúa como una agenda o lista de tareas pendientes para tus empleados de atención al público, de un modo similar a la lista de verificación de apertura y cierre de tu restaurante. Con una lista de verificación, tu personal sabe qué tareas del turno debe hacer sin que se lo digan, lo que evita la necesidad de controlar antes, durante o después de sus turnos para ver qué tareas se han completado (o no).

Las listas de verificación ayudan eficazmente a la administración del restaurante a optimizar las listas de tareas pendientes, evitar que el personal pase por alto tareas y reducir los costos laborales.

Según un estudio publicado en el New England Journal of Medicine, las listas de verificación también pueden reducir los errores humanos. En un ejemplo, el uso de listas de verificación en entornos quirúrgicos se asoció con una reducción del 47 % de la tasa de muertes y complicaciones.

Por más que no estés realizando una operación a corazón abierto, las listas de verificación igualmente pueden ayudar a tu personal a hacerse responsable, especialmente en las partes más tediosas de su trabajo.

Puntos clave

• Una lista de verificación de tareas secundarias de los meseros garantiza que no se omita ninguna tarea, responsabiliza al personal y reduce la supervisión de la gerencia durante los turnos.

• Organiza las tareas por área (mesas, detrás de escena, ayuda general) y formatea la lista de verificación para que sea clara, reutilizable y fácil de seguir.

• Configúrala de manera que sea colaborativa y pueda evolucionar. Anima a los meseros a intervenir cuando sea necesario y perfecciona periódicamente la lista de verificación en función de los comentarios del equipo.

• La transparencia previene los conflictos al asignar con claridad las responsabilidades y reconocer el mérito cuando es debido.

• Respeta las normas. Para evitar las infracciones salariales, mantén las tareas secundarias dentro de los límites legales y, durante la incorporación, explica con claridad cuáles son las expectativas.

Cómo crear una lista de verificación de tareas secundarias de los meseros de restaurante

Una plantilla de lista de verificación de tareas secundarias no tiene que ser un material de marca exquisitamente diseñado, pero sí debe ser clara y fácil de usar. Te recomendamos tener una plantilla básica a la que puedas volver semana tras semana, para no tener que elaborar una nueva lista de verificación cada domingo antes de que comience el primer turno de la semana. Para ponerte en marcha, puedes usar esta lista de verificación de tareas secundarias gratuita para restaurantes.

1. Tareas que debes incluir

Para empezar, describe las tareas secundarias que se deben completar. Sé específico: empieza por un área particular, como la presentación de las mesas. Luego, recorre el restaurante para crear una lista maestra de tareas de limpieza. Estos son algunos ejemplos:

2. Tareas en las mesas

• Limpiar todas las sillas y los reservados

• Limpiar a fondo las mesas con un desinfectante adecuado 

• Barrer debajo de todas las mesas y utilizar recogemigas para limpiar eficazmente las superficies de las mesas

• Poner las mesas, incluido el reemplazo de manteles sucios

• Recargar sal, pimienta, condimentos o endulzantes

• Reponer servilletas, incluido el reabastecimiento de todos los dispensadores de servilletas

• Volver a encender velas

• Enderezar los dípticos de la mesa

3. Trabajo detrás de escena

• Desinfectar los mostradores

• Limpiar alrededor del sistema de POS del restaurante

• Recargar el papel para recibos del POS

• Abastecer la estación de bebidas con vasos, tapas y sorbetes, y asegurarse de que toda la cristalería esté limpia y reluciente

• Asegurarse de que la barra de ensaladas (si tienes una) esté totalmente preparada y reluciente

• Limpiar todas las ventanas

• Ordenar los menús

• Entrar las sombrillas y las mesas de exterior

• Limpiar la estación de café

• Lustrar todos los cubiertos y utensilios

• Reabastecer la estación de servicio con platos y delantales limpios En cuanto a los platos, asegurarse de retirar rápidamente los que estén sucios y llevarlos al área de lavado

4. ¿No estás ocupado? Da una mano en otro lugar

• Ayuda a otros meseros y ayudantes de mesero con sus mesas o con el servicio en marcha.

• Si estás aguardando la llegada de un grupo grande, empieza a reorganizar las mesas.

• Ayuda al recepcionista a sentar a los clientes si hay fila en la puerta principal.

• Comprueba si los bartenders necesitan guarniciones frescas para la barra.

• Pregunta al personal de la cocina si necesita que prepares o adereces algo, o si necesita ayuda para organizar las botellas de licor.

• Ayuda a retirar la comida para llevar de la cocina.

• Limpia otras secciones, especialmente si el mesero está ocupado.

5. Da formato a tu lista

Después de crear la lista de tareas, debes revisar el formato.

• Busca plantillas en línea para ver si alguien lo ha hecho antes (Intouch Insight ofrece una plantilla estupenda que puedes utilizar para empezar). 

• Combina pasos o acciones similares, o divide los pasos esenciales para simplificar tareas de cierre complejas.

• Prueba tu lista para ver si tiene un orden lógico.

• Considera dónde necesita un mesero que se guarde esta lista de verificación. Quizás lo mejor sea plastificarla para que sea posible escribir encima y luego borrarla cada día.

6. Refina tu lista de verificación para meseros.

• Mantén la simplicidad. Atul Gawande, doctor en medicina y autor de “The Checklist Manifesto”, dice: “Una buena lista de verificación es precisa, eficaz y fácil de usar, incluso en las situaciones más difíciles”. En otras palabras, no necesitas páginas sobre cómo rellenar una botella de kétchup. 

• Mantén una buena disposición para recibir comentarios. Si tus meseros tienen preguntas, comentarios o ideas, dedica tiempo a escucharlos. Al fin y al cabo, son quienes hacen el trabajo. También puedes obtener ideas de nuevos meseros que provienen de restaurantes diferentes.

• Revisa, repite y perfecciona. Piensa en mejorar tu lista de verificación de tareas secundarias como parte de tus tareas secundarias mensuales. Si dejaste algo pendiente, regresa y agrégalo. Si algo no es lógico, repiénsalo. Las listas de verificación se pueden actualizar fácilmente y pueden ser una gran herramienta, siempre que hagas el esfuerzo.

• Haz que las tareas secundarias sean una de tus tareas principales en la capacitación de meseros. De esta manera, los nuevos empleados trabajarán en equipo para el éxito incluso en su primera sesión de capacitación.

Los meseros opinan sobre las tareas secundarias

“Era realmente terrible haciendo tareas secundarias”, dijo Erin Rupert, que trabajó de mesera en varios restaurantes. “Cuando trabajaba en Buzz’s Steakhouse en Kailua, había una lista de verificación enorme de tareas secundarias”. 

Buzz's era un restaurante de alta cocina, así que había muchas tareas secundarias importantes, como lustrar los cubiertos cuando salían del lavaplatos. Esta tarea era crucial para asegurar que los clientes no vieran marcas en sus utensilios.

“Algunas personas se sentaban a descansar afuera, en el estacionamiento, estábamos muy ocupados y yo tenía que buscar por todo el restaurante un tenedor para usar en la siguiente mesa”, dijo Rupert. “Creo que la lista de verificación de las tareas secundarias funciona porque, si tú no lo haces, nadie más lo va a hacer”. Las tareas secundarias no son divertidas, pero todos deben hacerlas.

Shaina Richards trabajó de mesera en tres restaurantes, y cada uno manejó las tareas secundarias de manera diferente. En un lugar, no había lista de verificación ni responsabilidad sobre quién hacía qué tarea, y se volvía competitivo. Con el tiempo, la gerencia instituyó una política que indicaba que solo los meseros que finalizaran el turno de noche podían hacer ciertas tareas secundarias. Esto significaba que podías finalizar el turno a las 8:00 p. m. y aún estar lustrando cubiertos a las 11:00 p. m.

“A veces, los meseros terminaban de lustrar los cubiertos, salían un momento y se encontraban con que alguien les había robado las tareas secundarias terminadas poniéndolas en su sección para atribuirse el mérito”, explicó Richards. “Era un proceso muy tóxico y las personas terminaban peleando por eso todo el tiempo”.

Al adoptar una lista de verificación de limpieza, creas transparencia entre el personal, los meseros y la gerencia por igual. Así, todas las personas que realizan su trabajo reciben el reconocimiento adecuado.

“No siento odio ni resentimiento por las tareas secundarias”. Me molestan las personas que se van sin completar las tareas asignadas a su sección. Lo considero egoísta”, indicó Richards. “¿Por qué trasladar tus responsabilidades a otra persona? También revela rápidamente quiénes son parte del equipo y quiénes no”.

Ten en cuenta a tu personal

Una gran lista de verificación de tareas secundarias hará que la vida de tus meseros sea más fácil y que tu servicio alimentario sea más fluido. Al ponerlo por escrito, le indicas a tu equipo en qué quieres que se enfoque y le proporcionas un espacio para seguir el progreso de las tareas. Los meseros pueden usar la lista para prever tus necesidades y satisfacerlas con rapidez y de manera eficiente: todo durante su turno programado. 

La lista de verificación ideal para las tareas secundarias también será única para tu restaurante. Sabes cómo prefieren hacer las cosas los miembros de tu equipo, así que crea una plantilla que funcione tanto para ellos como para ti. 

Define los límites de las tareas secundarias

Aunque en la mayoría de los casos las tareas secundarias se consideran parte del trabajo, no deben constituir todo el trabajo. Según USA Employment Lawyers, realizar más de 30 minutos continuos de tareas secundarias en un restaurante puede dar lugar a infracciones salariales según la legislación federal y estatal.

El Departamento de Trabajo emitió un mandato que exige a los restaurantes pagar a sus meseros y bartenders el salario mínimo completo (no se puede descontar ningún crédito por propinas del salario del empleado) si los meseros o bartenders pasan más de 30 minutos continuos realizando cualquiera de las tareas secundarias mencionadas anteriormente. Esto demuestra que tener una lista de verificación de turnos con el trabajo repartido entre todo el equipo del área de atención al cliente es la mejor práctica en un restaurante.

Si esperas que tus meseros realicen tareas secundarias, debes dejarlo claro durante el proceso de contratación e incorporación. Es posible que las tareas secundarias no sorprendan a los trabajadores experimentados de restaurantes, pero quizás sea algo nuevo para los principiantes al final del turno. Siempre que establezcas el tono desde el principio y mantengas las tareas secundarias simples, directas y razonables, tendrás un equipo feliz dispuesto a colaborar y rellenar las botellas de condimentos.